Een erkende Vlaamse jeugdwerkvereniging krijgt ook de kans om een beleidsnota te schrijven en hiermee haar werkingssubsidiebedrag aan te vullen met een variabel bedrag. Dit is slechts vijfjaarlijks mogelijk. De eerstvolgende indieningdatum is op 31 december 2024.

Op deze pagina leer je in een notendop: 

• Waarom schrijf je een beleidsnota? 
• Hoe kom ik in aanmerking voor variabele subsidies? 
• Wat is de procedure en termijnen bij een beleidsnota?  
• Hoe ondersteunt De Ambrassade het jeugdwerk bij het schrijven van een beleidsnota?

Waarom schrijf je een beleidsnota? 

Één van de belangrijkste redenen om een beleidsnota te schrijven is om variabele subsidies aan te vragen. Het schrijven van een beleidsnota is een voorwaarde om als bovenlokale of Vlaamse erkende jeugdwerkverenigingen een 5-jarige variabele subsidiëring te ontvangen bovenop de basissubsidie. 

Daarnaast is een beleidsnota ook vooral een belangrijk instrument is om de missie van jouw organisatie te realiseren. Los van de beleidsnota als product op zich is het proces er naartoe heel belangrijk. Creëren van betrokkenheid en een draagvlak bij betrokken partijen staat centraal. 

Er zijn vele redenen voor jeugdwerkorganisaties om een beleidsnota te maken, maar dit zijn de 3 belangrijkste (klik op de links voor meer info): 

1. Beleidsplanning geeft richting aan je organisatie.
2. Beleidsplanning versterkt draagvlak en betrokkenheid.
3. Beleidsplanning is belangrijk omwille van regelgeving.

Het schrijven van een beleidsnota is een grote opdracht, waar je best een jaar mee op voorhand start. Meer info over de verschillende fases die je kan doorlopen bij het schrijven van een beleidsnota doormiddel van een democratisch proces vind je in onze online toolbox. 

Hoe kom ik in aanmerking voor variabele subsidies? 

Alle verenigingen die voor erkenning in aanmerking komen, kunnen ook een variabele subsidie aanvragen bij de Vlaamse overheid. Hieronder worden de voorwaarden of doelstellingen om een variabele subsidie te ontvangen per werksoort geduid. Per werksoort gaat het hier over doelstellingen waarvoor de variabele subsidie kan aangevraagd worden. Soms gaat het over één van de doelstellingen, een andere keer moeten er meerdere, of alle doelstellingen in de aanvraag staan.  Een beleidsnota heeft ook verschillende vereisten, deze kan je lezen in de leidraad van het departement Cultuur, Jeugd en Media.

Landelijk georganiseerde jeugdverenigingen 

Verenigingen voor informatie en participatie

Cultuureducatieve verenigingen 

• De vereniging stimuleert de artistieke creativiteit van de jeugd. 
• De vereniging leert de jeugd de taal van de kunsten begrijpen en gebruiken. 

Geprofessionaliseerde verenigingen voor kinderen en jongeren met een handicap

• De vereniging organiseert een bovenlokaal jeugdwerkaanbod tijdens de schoolvakanties en tijdens het schooljaar. 
• De vereniging zorgt ervoor dat de betrokken kinderen en jongeren aansluiting vinden bij instellingen of organisaties die hen kunnen helpen deel te nemen aan de samenleving om zo hun achterstelling of uitsluiting weg te werken. 

• De vereniging organiseert een bovenlokaal jeugdwerkaanbod tijdens de schoolvakanties en tijdens het schooljaar.
• De vereniging sensibiliseert over mechanismen die afbreuk doen aan de rechten en gelijke kansen van kinderen en jongeren, op basis van de eigen praktijkervaring.

Geprofessionaliseerde verenigingen met kinderen en jongeren in een maatschappelijk kwetsbare positie 

• Participatie van kinderen en jongeren stimuleren, waardoor de betrokken kinderen en jongeren aansluiting vinden bij instellingen of organisaties die hen kunnen helpen deel te nemen aan de samenleving om zo hun achterstelling of uitsluiting weg te werken.

• Sensibiliseren over mechanismen die afbreuk doen aan de rechten of de gelijke kansen van kinderen en jongeren, op basis van eigen praktijkervaring.

Wat is de procedure en termijnen bij een beleidsnota? 

Procedure indienen

Om variabele subsidies te ontvangen dient elk van bovenstaande verenigingen om de 5 jaar een beleidsnota in bij het Vlaams departement Cultuur, Jeugd & media, die is goedgekeurd door haar algemene vergadering (of bestuursorgaan indien de vereniging geen algemene vergadering heeft). Volgende zaken zijn verplichte elementen in een beleidsnota: 

• De doelstellingen en indicatoren voor de beleidsperiode 
• Een toelichting bij eventuele samenwerking en netwerking 
• De informatie over het bereik van de vereniging 
• De informatie over het gelijkekansenbeleid dat ze voert 
• Een begroting en een toelichting bij de begroting 
• De informatie over het integriteitsbeleid dat ze voert 
• Een (korte) toelichting over de inspanningen en het proces waarbij de beleidsnota is tot stand gekomen na een democratisch proces in de vereniging en bevraging van de doelgroep. 

De vereniging dient deze nota in ten laatste op 1 januari. Van het voorgaande jaar op de subsidie (1 jaar op voorhand). 

Beoordeling-onderhandeling-toekenning variabele subsidie

Om de verdeling van variabele subsidies te maken verzamelt de Vlaamse Regering de volgende input: 

• Advies van de beoordelingscommissie op de nota 
• Advies van de Vlaamse administratie op de nota
• Beschikbare informatie over de werking van de vereniging van de afgelopen 5 jaar

De Vlaamse regering doet dan een toekenning van een bepaald subsidiebedrag of niet op basis van bovenstaande input. De minister deelt dit uiterlijk op 15 oktober, van het jaar van de aanvraag, toe. 

Bij toekenning wordt er een beheersovereenkomst gesloten tussen de Vlaamse Regering en de vereniging, ten laatste op 31 maart, van het eerste jaar van de beleidsperiode. Hierin staan ten minste: 

• Bepaling van de strategische en operationele doelstellingen 
• Bepaling van de bijbehorende resultaats- en inspanningsindicatoren 
• Het toegekende subsidiebedrag 

Bij een vermindering van variabele subsidies kan dit maximaal halveren ten opzichte van een vorige beleidsperiode (Dit bij ernstige gebreken die zijn vastgesteld door inspecties of bij een beoordeling van de werkingsverslagen.) 

Als de Regering de beslissing van toekenning niet tijdig meedeelt, ontvangt de vereniging ten minste het bedrag dat haar is toegekend voor het lopende jaar. 

Het subsidiebedrag kan gewijzigd worden door de gezondheidsindex, de verplichtingen voor de werkgevers door afgesproken arbeidsovereenkomsten of wijzigingen in de uitgavenbegroting van de Vlaamse overheid. 

Uitgebreide informatie over de beoordeling-onderhandeling-toekenningsfase vind je hier in de online toolbox.

Intermediaire organisaties 

De 5 jeugdverenigingen met een bijzonder opdracht ofwel intermediaire organisaties (De Ambrassade, Bataljong, Jint, Kenniscentrum Kinderrechten, Kinderrechtencoalitie) hebben een andere planning. Hun huidige beleidsnota loopt van 2021 t.e.m. 2025. Zij moeten een nieuwe beleidsnota schrijven, maar dan voor een periode van 5 jaar De intermediaire organisaties moeten hun nieuwe beleidsnota voor de periode 2026-2031 indienen vóór 1 juli 2025. De minister geeft een definitieve beslissing over deze beleidsnota uiterlijk op 15 oktober 2025. Voor 1 januari 2026 sluiten de bovenbouworganisaties hun overeenkomst af.

Hoe ondersteunt De Ambrassade het jeugdwerk bij het schrijven van een beleidsnota?

Iedere erkende jeugdwerkorganisatie ontvangt van ons een poster met de verschillende fases van het schrijven van een beleidsnota.

Daarnaast organiseren we van oktober 2023 t.e.m. september 2024 zes vormingsdagen die telkens één fase of meerdere onderdelen van een fases zullen behandelen. Op deze vormingsmomenten geven we goede voorbeelden, maken we samen oefeningen, wisselen we met elkaar uit of laten we experts aan het woord.

We ontwikkelden per fase ook uitgeschreven informatie, die je kan vinden in onze online toolbox. 

Er is ook een speciale maandelijkse Beleidsnota-nieuwsbrief. Schrijf je in om op de hoogte te blijven van ons aanbod én om inspiratie en tips te ontvangen. 

Na het indienen van de beleidsnota's analyseert De Ambrassade ook de eerste ontwerpadviezen en de tendensen uit de definitieve adviezen en beslissing van de minister terug te koppelen aan de jeugdwerksector. 

Een overzicht van deze ondersteuning en meer info kan je vinden via deze pagina op onze website.